1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?
NetroDoc is de dienst die bepaalt hoe persoonsgegevens via de NetroDoc-website en NetroDoc Mobile-app worden verwerkt. Voor privacyvragen of verzoeken kun je mailen naar privacy@netrodoc.com.
2. Welke gegevens we verwerken
Wanneer je een conversietool op de NetroDoc-website of in de mobiele app gebruikt, verwerken we het bestand dat je uploadt, selecteert of scant en de informatie daarin alleen voor de OCR of conversie die je hebt aangevraagd.
Onze serverinfrastructuur kan ook beperkte technische verzoekinformatie verwerken, zoals tijdstip, opgevraagd pad, responsstatus, browser- of app-informatie, user-agent en netwerkinformatie, voor beveiliging, misbruikpreventie, probleemoplossing, rate limiting en betrouwbaarheid.
Wanneer je de Android-documentscanner gebruikt, kan Google ML Kit via Google Play-services beperkte apparaat- en app-informatie, apparaat- of installatie-id’s, prestatiemetrieken, API-configuratie, gebruiksgebeurtenissen en foutinformatie verzamelen voor diagnostiek en gebruiksanalyse. Google vermeldt dat deze ML Kit-gegevens tijdens verzending worden versleuteld en niet met derden worden gedeeld. Zie Google’s ML Kit-gegevensverklaring.
Als je per e-mail contact met ons opneemt, verwerken we de informatie in je bericht zodat we je kunnen antwoorden.
3. Hoe geüploade bestanden worden verwerkt
- Directe websiteconversies bewaren uploads alleen tijdelijk op de NetroDoc-server zolang de aangevraagde conversie wordt verwerkt.
- Asynchrone OCR-taken en Office-conversietaken uit de mobiele app kunnen het geselecteerde of gescande invoerbestand en het resultaat tijdelijk bewaren zolang de taak actief is. Deze taakbestanden worden verwijderd na levering of download van het resultaat, of wanneer de taak via de automatische opschoning verloopt.
- De huidige conversiepijplijn verwerkt geüploade bestandsinhoud op infrastructuur onder beheer van NetroDoc en stuurt die inhoud niet bewust naar externe conversie- of cloud-API’s.
- Als validatie of conversie mislukt, worden tijdelijke werkbestanden verwijderd via foutafhandeling of automatische taakopschoning.
- Conversieresponses gebruiken waar ondersteund no-store of gelijkwaardige cache-control-instructies om onnodige caching van gegenereerde bestanden te beperken.
NetroDoc gebruikt geüploade bestanden niet voor advertenties, profilering, modeltraining of doorverkoop.
4. Waarom we gegevens verwerken
We verwerken geüploade bestanden om de door jou gevraagde bestandsconversie te leveren. We verwerken beperkte technische informatie waar dat nodig is om de dienst te exploiteren, beveiligen, onderhouden en problemen op te lossen. Informatie die je per e-mail stuurt wordt verwerkt zodat we je verzoek kunnen beantwoorden en ondersteuning kunnen bieden.
5. Rechtsgrond
Wanneer de AVG van toepassing is, wordt verwerking die nodig is om een conversie te leveren of op een serviceverzoek te reageren uitgevoerd om de door jou gevraagde dienst te leveren. Beveiliging, misbruikpreventie, probleemoplossing en betrouwbaarheid van de dienst zijn gebaseerd op de gerechtvaardigde belangen van NetroDoc om een veilige en betrouwbare dienst te exploiteren, behalve wanneer jouw rechten en vrijheden zwaarder wegen.
Privacygerichte, zelfgehoste website-analytics om paginagebruik en succesvolle toolactiviteit te begrijpen, worden verwerkt op basis van de gerechtvaardigde belangen van NetroDoc om de dienst te meten en te verbeteren, tenzij jouw rechten en vrijheden zwaarder wegen. Beperkte diagnostiek van de Android-documentscanner wordt via Google ML Kit verwerkt om die functie te laten werken, problemen op te lossen en te verbeteren, met inachtneming van toepasselijk recht en de voorwaarden van Google.
6. Bewaartermijnen
Werkbestanden van directe websiteconversies worden verwijderd nadat de respons is afgerond of wanneer verwerking mislukt. Invoer en resultaten van asynchrone mobiele OCR- en Office-conversietaken worden alleen bewaard gedurende de korte taakcyclus die nodig is om het verzoek uit te voeren en worden verwijderd na levering of download van het resultaat, of wanneer de taak automatisch verloopt. Ze zijn niet bedoeld voor langdurige opslag.
Technische serverlogs, voor zover gegenereerd door hosting- of applicatie-infrastructuur, worden alleen bewaard zolang dat redelijkerwijs nodig is voor beveiliging, probleemoplossing, betrouwbaarheid en logrotatie. E-mailcorrespondentie wordt alleen bewaard zolang dat redelijkerwijs nodig is om het verzoek af te handelen, servicedossiers bij te houden of aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Zelfgehoste Umami-analyticsgegevens van de website blijven op de NetroDoc-server totdat ze handmatig worden verwijderd of de dataset wordt gereset. Dagelijkse gecomprimeerde back-ups van de analyticsdatabase worden 14 dagen bewaard. De bewaartermijn van diagnostische informatie die Google ML Kit verzamelt, valt onder de toepasselijke diensten- en privacyvoorwaarden van Google.
7. Dienstverleners
NetroDoc gebruikt infrastructuur- en e-mailproviders om de website, mobiele backend en support- en privacykanalen te laten werken. Deze providers kunnen beperkte technische of communicatiegegevens namens ons verwerken voor zover nodig om hun diensten te leveren. De Android-app gebruikt ook Google ML Kit via Google Play-services voor documentscanning; Google kan de hierboven beschreven beperkte diagnostische en gebruiksinformatie verwerken. Inhoud van geüploade bestanden wordt in de huidige conversiepijplijn niet bewust naar externe conversiediensten gestuurd.
8. Cookies, analytics en advertenties
De website gebruikt een zelfgehoste Umami-installatie voor privacygerichte analytics op de homepage en conversiepagina’s. De huidige NetroDoc Mobile-app bevat de Umami-tracker van de website niet en bevat geen advertentie-SDK. De diagnostiek van de Google ML Kit-documentscanner staat los van de website-analytics en advertenties die in dit onderdeel worden beschreven.
NetroDoc gebruikt een zelfgehoste instantie van Umami voor privacygerichte analytics op de homepage en pagina's van conversietools. De tracker gebruikt geen cookies, respecteert de Do Not Track-instelling van de browser, sluit zoekparameters en URL-fragmenten uit en houdt de analyticsdienst op de eigen server van NetroDoc. Umami-telemetrie en updatecontroles zijn uitgeschakeld en de analyticsinstantie staat in privémodus om eigen externe netwerkverzoeken te voorkomen. Sessiereplay en heatmaptracking zijn niet ingeschakeld.
Analytics kan paginaweergaven en beperkte technische context registreren, zoals paginapad, verwijzer, browsertaal, schermgrootte, browser, besturingssysteem, apparaattype, land, regio, plaats en anonieme sessie-informatie. Umami verwerkt het IP-adres van het verzoek tijdelijk om locatiegegevens en anonieme sessie-identificatoren af te leiden; het ruwe IP-adres wordt niet door Umami opgeslagen. Wanneer een conversie succesvol is afgerond, registreert NetroDoc alleen de tool-id, het gevraagde uitvoerformaat en het aantal invoerbestanden als een conversion-success-event. Bestandsnamen, bestandsinhoud, gegenereerde uitvoer, wachtwoorden, paginaselecties en andere waarden uit het conversieformulier worden niet bewust naar analytics gestuurd.
NetroDoc kan Google AdSense gebruiken om advertenties weer te geven. Wanneer AdSense-advertenties zijn ingeschakeld, kunnen Google en andere advertentietechnologieproviders cookies in uw browser plaatsen of lezen, webbakens gebruiken, IP-adressen verwerken of andere identificatiemiddelen gebruiken als gevolg van het weergeven en meten van advertenties op NetroDoc.
Afhankelijk van uw regio, toestemmingskeuzes en toepasselijk recht kan Google gepersonaliseerde of niet-gepersonaliseerde advertenties tonen. Gepersonaliseerde advertenties kunnen eerder verzamelde of historische informatie gebruiken om advertenties relevanter te maken. Niet-gepersonaliseerde advertenties zijn niet gebaseerd op eerder gedrag, maar kunnen nog steeds cookies of andere identificatiemiddelen gebruiken voor functies zoals frequency capping en geaggregeerde advertentierapportage, waar toegestaan en, wanneer wettelijk vereist, na toestemming.
Voor gebruikers in de Europese Economische Ruimte (EER), het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland gebruikt NetroDoc Google's gecertificeerde Consent Management Platform (CMP) voor Europese regelgeving wanneer advertenties actief zijn. Het bericht biedt de keuzes toestemming geven, geen toestemming geven of opties beheren. Uw keuzes bepalen welke advertentiedoeleinden en leveranciers gegevens mogen verwerken waar de CMP van toepassing is.
Google legt hier uit hoe het informatie gebruikt van sites en apps die zijn diensten gebruiken: Hoe Google informatie gebruikt van sites of apps die zijn services gebruiken.
Geüploade bestanden worden door NetroDoc niet gebruikt voor advertenties, advertentieprofilering, modeltraining of doorverkoop, en NetroDoc verstrekt de inhoud van geüploade bestanden niet bewust aan Google AdSense voor advertentietargeting. Advertentiegerelateerde verwerking betreft het gebruik van de website en de levering van advertenties, niet de inhoud van bestanden die voor conversie worden aangeleverd.
9. Beveiliging
NetroDoc gebruikt HTTPS, server-side bestandsvalidatie, limieten voor bestandsgrootte en verwerking, tijdelijke werkmappen en beperkende response- en browserbeveiligingsheaders. Geen enkele internetdienst kan absolute veiligheid garanderen, maar we ontwerpen de conversieworkflow om onnodige opslag en blootstelling van geüploade bestanden te beperken.
10. Je rechten
Waar van toepassing kun je rechten hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking van of bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens en op ontvangst van bepaalde gegevens in een overdraagbaar formaat. Je kunt ook het recht hebben een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.
Om een privacyrecht uit te oefenen, mail je naar privacy@netrodoc.com. We kunnen voldoende informatie nodig hebben om je verzoek te begrijpen en te verifiëren.
11. Wijzigingen in dit beleid
We kunnen dit beleid bijwerken wanneer functies, verwerkingspraktijken of wettelijke verplichtingen van NetroDoc veranderen. De ingangsdatum bovenaan deze pagina wordt bijgewerkt wanneer wezenlijke wijzigingen worden gepubliceerd.
12. Contact
Privacy: privacy@netrodoc.com
Support: support@netrodoc.com